Sachebene bei Vorträgen: Die Konzentration auf das Wesentliche

Einer der wichtigsten Punkte, die ich selbst in den letzten Jahren lernen musste, ist der schmale Grat zwischen „Wie“ und „Was“, also zwischen der Sachebene (das „Was“) und die Beziehungsebene (das „Wie“) bei Vorträgen und Präsentationen. Bei der Vorbereitung meiner ersten Workshops und Vorträge habe ich fast immer den gleichen Fehler gemacht: Viel zu viel Inhalt. Gerade bei technischen Themen, in denen ich mich „zu Hause“ fühlte, überschlugen sich die PowerPoint-Folien und bei einer Vortragsdauer von 60 Minuten kamen schnell 100 und mehr Folien zusammen. Rein rechnerisch kam ich so auf rund 40 Sekunden pro Folie. Manchmal ging es sogar noch schneller. Grundsätzlich kann man das machen, aber eine solche Anzahl von Folien funktioniert nur, wenn es kaum Textinhalte gibt.

Faustformel: Pro PowerPoint-Folie zwei Minuten Redezeit

Wenn du zum Beispiel ein Produkt-Portfolio zeigen willst, eine Schritt-für-Schritt-Anleitung oder eine Vergleichs-Grafik, dann kannst du durchaus recht schnell durch die Folien „fliegen“. Sobald du aber inhaltliche Fakten präsentieren willst, sind 40 Sekunden pro Folie viel zu wenig. Es gibt eine grobe Faustformel: Pro Folie solltest du etwa zwei Minuten einplanen. Ich persönlich halte nicht viel von pauschalen Regeln, denn gerade bei Vorträgen ist meiner Meinung nach „alles“ erlaubt, solange es die Aufmerksamkeit auf den Speaker lenkt und das Publikum nicht überfordert. Wenn du aber vielleicht vor deiner ersten Präsentation stehst und noch nicht allzu viel Übung im freien Sprechen hast, orientiere dich grob an der Faustregel: Zwei Minuten Vortragszeit bis zum Wechsel zur nächsten Folie. Wenn du also einen 30-minütigen Vortrag mit eher textlastigen Folien hältst, solltest du grob auf 15 Folien kommen. Das klingt erst einmal nicht viel. Aber bedenke immer, dass deine Zuhörer schnell überfordert sind, wenn du sie optisch überforderst und Inhalte wie ein Presslufthammer über den Beamer jagst.

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Es ist eine hohe Kunst, sich auf das absolut Wesentliche zu konzentrieren. Wenn du beim Probelauf merkst, dass du deine Folien auf die Minute genau in der vorgegebenen Zeit präsentieren kannst, dann hast du schon zu viele Inhalte für deinen Vortrag vorbereitet. Jetzt heißt es: Gnadenlos kürzen und das klingt einfacher als es ist. Mir ist es am Anfang sehr schwer gefallen, Inhalte zu streichen, um Folien zu reduzieren. Vielleicht geht es dir in dieser Situation ähnlich: Wenn man über sein Fachgebiet spricht, scheint fast alles wichtig zu sein. Du denkst: „Oh, das muss unbedingt noch rein. Stimmt, das ist auch wichtig. Ach ja, dazu kann ich viel erzählen“. Wenn man schließlich merkt, dass man eigentlich zu viel Inhalt vorbereitet hat, ist die schonungslose Reduktion der eigenen Folien keine leichte Aufgabe. Aber sie ist enorm wichtig. Du kannst noch so kompetent auf einem Gebiet sein. Du kannst noch so eloquent sein. Wenn du dein Publikum mit zu vielen Folien überforderst, kannst du nur verlieren. Die Reduktion auf wenige Inhalte kann aus einem mittelmäßigen Vortrag einen wirklich guten Vortrag machen.

Beziehungsebene bei Vorträgen: Es kommt nicht auf das Was, sondern das auf Wie an.

Ich habe einige Jahre als Unternehmensberater gearbeitet, unter anderem für verschiedene Großkonzerne in unterschiedlichen Fachabteilungen. Meine Aufgabe bestand häufig darin, digitale Produkte und Benutzeroberflächen zu konzipieren, zu optimieren und zu gestalten. In solchen Projekten arbeitet man häufig im sogenannten „SCRUM“-Modus – ein Begriff aus der agilen Softwareentwicklung. Sinn und Zweck dieses Modus ist es, ein komplexes Produkt in viele kleine Iterationen zu zerlegen und die Zwischenergebnisse meist in ein- bis zweiwöchigen Zyklen anderen Teams, aber auch Entscheidungsträgern im Unternehmen zu präsentieren. Das heißt, alle ein bis zwei Wochen mussten Präsentationen vorbereitet und kurze Vorträge, sogenannte Reviews, über den jeweiligen Entwicklungsstand gehalten werden. In den letzten Jahren durfte ich an zahlreichen solcher Kurzpräsentationen teilnehmen und fast bei jeder gab es das gleiche Problem: Zu viele und zu komplexe Inhalte. Ein weiteres Problem war aus meiner Sicht der ständige Wechsel der Vortragenden. Jedes Teammitglied war natürlich stolz auf das Erreichte und wollte den eigenen Arbeitsfortschritt unbedingt selbst präsentieren. Da mir die Inhalte oft ohnehin bekannt waren, konzentrierte ich mich während der Präsentationen immer mehr auf das Publikum, das bei solchen Reviews oft zwischen 20 und 50 Personen groß war. Bereits nach weniger als 10 Minuten konnte man die Überforderung in den Gesichtern ablesen. Nach 20 Minuten wurden die Augen der Zuhörer oft schon schwer und nach spätestens 30 Minuten starrten die meisten leicht abwesend mit leerem Blick auf die Präsentationsleinwand. Auch der ständige Wechsel der Vortragenden und das damit verbundene Ein- und Ausstecken verschiedener Laptops an den Beamer war für die Aufmerksamkeit des Publikums nicht förderlich. Eine ähnliche mentale Herausforderung für die Zuhörer stellten auch die virtuell durchgeführten Review-Sitzungen mit wechselnder Bildschirmfreigabe und wechselnden Vortragenden dar.

Praxisbeispiel: Inhalte bei Präsentationen reduzieren – weniger ist mehr

An einem dieser Projekte war ich selbst über einen längeren Zeitraum beteiligt. Es ging um die Neuentwicklung einer Banking-Oberfläche und als Teilprojekt haben wir fast drei Jahre an einem neuen Konzept gearbeitet. Am Ende der Konzeptionsphase stand ein Review vor über 70 Teilnehmern an. Darunter waren viele Abteilungsleiter und Führungskräfte. Bei dieser Präsentation ging es unter anderem darum, weitere finanzielle Mittel für das Projekt zu gewinnen. Die Teilnehmer mussten also überzeugt und begeistert werden. Als ich die ersten Entwürfe der Präsentation sah, war mir klar: So wird das nichts. Eine Folie war voller als die andere. Die Screenshots waren viel zu klein. Die Schrift war viel zu winzig. Es war ein buntes Potpourri aus Bildern, Textwüsten, Farben und Diagrammen. Zu allem Überfluss sollten auch noch fünf Teammitglieder abwechselnd präsentieren, mit einer Gesamtzeit von 60 Minuten. Alle 12 Minuten sollten sich die Zuhörer auf eine andere Stimme, ein anderes Gesicht und eine andere Vortragsweise einstellen. Gepaart mit dem visuellen Folienmix kann man sich vorstellen, wie das ausgegangen wäre.

Also setzte ich den Rotstift an und überarbeitete mit dem Team die gesamte Präsentationsstruktur. Inhalte wurden gestrichen, das Bildmaterial auf das Wesentliche reduziert und die Anzahl der Vortragenden auf drei reduziert. Das Ergebnis: Begeisterung durch alle Reihen des stehenden und sitzenden Publikums. Und die Moral von der Geschichte? Es kommt nicht darauf an, was du sagst, sondern wie du es sagst. Keine Frage: Der Inhalt deiner Präsentation muss einfach stimmen. Argumente müssen schlüssig, Beispiele konkret und Handlungsempfehlungen nachvollziehbar sein. Doch viele Referenten machen dabei oft den gleichen Fehler: Die PowerPoint-Folien sind weniger für das Publikum als vielmehr als Gedächtnisstütze für sich selbst gedacht. Fast alles, was gesagt wird, findet sich Wort für Wort auf der Leinwand wieder. Wie begeisternde Präsentationen konkret aussehen, erfährst du in einem späteren Teil des Buches. Nur so viel vorweg: Streiche radikal alles weg, was du als visuelle Unterstützung des Gesagten nicht unbedingt brauchst.

Der zweite wichtige Punkt: Reduziere nicht nur den Umfang deiner einzelnen Folien, sondern auch den gesamten Inhalt, wenn du merkst, dass du nicht alle Argumente und Beispiele in der vorgesehenen Redezeit unterbringen kannst. Die eigene Präsentationsgeschwindigkeit enorm zu steigern, also einfach schneller zu sprechen und die Folien schneller durchzuklicken, wäre der absolut falsche Weg. Wer sein Publikum überfordert, verliert es. Einige wenige, gut ausgearbeitete Punkte überzeugen und begeistern viel mehr als eine ganze Armada von Folien. Nur weil du sie für wichtig hältst, heißt das noch lange nicht, dass dein Publikum das auch so sieht. Bedenke: Keiner deiner Zuhörer kennt deine nächste Folie. Keiner weiß, welche Beispiele und überzeugenden Argumente du noch bringen wirst. Wenn du deine Präsentation inhaltlich und optisch überfrachtest, wirst du vielleicht nie die Chance haben, mit deinem Vortrag zu begeistern. Fasse dich kurz, reduziere die Inhalte wenn nötig und achte unbedingt schon bei der Vorbereitung auf deine maximale Vortragszeit.

Fazit: Optimale Präsentationstechniken: Balance zwischen Sachebene und Beziehungsebene

Weniger ist oft mehr in der Welt der Präsentationen. Die Herausforderung, Inhalte auf das Wesentliche zu reduzieren, ist entscheidend für den Erfolg jeder Präsentation. Dabei ist die Balance zwischen Sach- und Beziehungsebene nicht zu unterschätzen. Auf der Sachebene geht es darum, Informationen klar und prägnant zu vermitteln, ohne die Zuhörer zu überfordern. Hier zeigt sich, dass eine strikte Begrenzung auf zwei Minuten pro Folie helfen kann, die Inhalte effektiv zu vermitteln.

Auf der Beziehungsebene hingegen ist das „Wie“ mindestens so wichtig wie das „Was“. Ein dynamischer Vortragsstil, der die Aufmerksamkeit der Zuhörer fesselt und auf ihre Bedürfnisse eingeht, kann das Publikum nicht nur informieren, sondern auch inspirieren. Es zeigt sich, dass die technische Perfektion des Vortragenden und das Eingehen auf die nonverbalen Signale des Publikums von immenser Bedeutung sind.

Durch die Reduzierung der visuellen und inhaltlichen Überfrachtung und die Konzentration auf eine klare und ansprechende Präsentation kann der Vortragende eine stärkere Verbindung zu seinem Publikum aufbauen. Dabei ist es wichtig, sowohl die Sach- als auch die Beziehungsebene im Auge zu behalten, um sowohl informativ als auch überzeugend zu sein.